Pogodba o obdelavi osebnih podatkov.

Pogodba o obdelavi osebnih podatkov

Velja od dneva objave (oktober 2026).

1. Stranki, namen in veljavnost

1.1 Upravljavec je uporabnik GLOGLO, ki določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov obiskovalcev svoje spletne strani, oseb, ki rezervirajo termin, in drugih končnih strank.

1.2 Obdelovalec je ponudnik GLOGLO:

1.3 Ta pogodba je sklenjena v skladu z 28. členom GDPR, je sestavni del Pogojev uporabe GLOGLO in začne veljati, ko uporabnik sprejme pogoje oziroma začne uporabljati funkcije, pri katerih GLOGLO zanj obdeluje osebne podatke.

1.4 Če je ta pogodba v nasprotju s splošnimi pogoji glede obdelave osebnih podatkov v vlogi obdelovalca, ima prednost ta pogodba.

2. Predmet, trajanje, narava in namen obdelave

2.1 Predmet in namen. Obdelovalec zagotavlja gostovanje in prikaz uporabnikove spletne strani, sprejem in upravljanje rezervacij, koledar, upravljanje storitev in ekipe, pošiljanje transakcijskih obvestil, varnostne kopije, podporo ter druge funkcije, ki jih uporabnik vključi v GLOGLO.

2.2 Narava obdelave. Obdelava lahko obsega zbiranje, zapisovanje, organiziranje, strukturiranje, shranjevanje, vpogled, uporabo, posredovanje po navodilu, omejitev, izvoz, izbris in uničenje podatkov.

2.3 Trajanje. Obdelava traja, dokler ima uporabnik aktiven račun oziroma dokler je potrebna za izvedbo pogodbe. Po prenehanju se uporablja 10. člen Pogojev uporabe: uporabniku je omogočen izvoz še 30 dni, nato se podatki izbrišejo ali anonimizirajo; varnostne kopije se izbrišejo v rednem ciklu najkasneje v 90 dneh.

2.4 Kategorije posameznikov. Obiskovalci uporabnikove spletne strani, osebe, ki rezervirajo, spreminjajo ali odpovedujejo termin, uporabnikove stranke, kontaktne osebe in člani ekipe, če uporabnik njihove podatke vnese v storitev.

2.5 Vrste podatkov. Ime in priimek, e-poštni naslov, telefonska številka, izbrana storitev, izvajalec, datum in ura termina, opombe, zgodovina rezervacij, komunikacija, podatki o soglasjih ter osnovni tehnični in varnostni zapisi. Uporabnik v prosta polja ne sme vnašati posebnih vrst osebnih podatkov, razen če je to zakonito, nujno in izrecno dogovorjeno.

3. Dokumentirana navodila in zaupnost

3.1 Obdelovalec osebne podatke obdeluje samo po dokumentiranih navodilih upravljavca, ki jih predstavljajo ta pogodba, nastavitve in dejanja uporabnika v GLOGLO ter zakonite podporne zahteve. Podatkov ne uporablja za lastne trženjske namene ali za namene, ki niso združljivi z navodili.

3.2 Če pravo EU ali države članice od obdelovalca zahteva drugačno obdelavo, obdelovalec upravljavca pred obdelavo obvesti o tej pravni zahtevi, razen če zakon takšno obvestilo prepoveduje.

3.3 Če obdelovalec meni, da navodilo krši GDPR ali drug predpis o varstvu osebnih podatkov, o tem brez nepotrebnega odlašanja obvesti upravljavca in lahko izvedbo spornega navodila začasno ustavi.

3.4 Obdelovalec zagotovi, da so osebe, pooblaščene za obdelavo, zavezane k zaupnosti ali jih zavezuje ustrezna zakonska dolžnost zaupnosti ter imajo dostop samo v obsegu, ki je potreben za njihovo delo.

3.5 Prenos osebnih podatkov izven EGP se izvede le po dokumentiranih navodilih in na veljavni pravni podlagi, zlasti na podlagi sklepa o ustreznosti ali ustreznih standardnih pogodbenih klavzul in dodatnih zaščitnih ukrepov, kadar so potrebni.

4. Obveznosti upravljavca

Upravljavec zagotovi zakonito pravno podlago in pregledne informacije posameznikom, uporablja storitev skladno z načeloma najmanjšega obsega in omejitve namena, skrbi za pravilnost podatkov, varuje uporabniške dostope, obdelovalcu daje zakonita navodila ter presodi, ali so funkcije in nastavitve GLOGLO primerne za tveganja njegove obdelave.

5. Varnost obdelave

5.1 Obdelovalec ob upoštevanju stanja tehnike, stroškov, narave, obsega, okoliščin in namenov obdelave ter tveganj izvaja ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe po 32. členu GDPR.

5.2 Ukrepi vključujejo zlasti šifriran prenos podatkov, nadzor dostopa in načelo najmanjših pravic, ločevanje podatkov uporabnikov, varno upravljanje poverilnic, beleženje pomembnih administrativnih posegov, varnostne posodobitve, zaščito pred običajnimi spletnimi napadi, redne varnostne kopije ter postopke za obnovitev razpoložljivosti.

5.3 Obdelovalec ukrepe redno preverja in jih prilagaja tveganjem. Podrobnosti, ki bi lahko ogrozile varnost sistema, se upravljavcu razkrijejo le v varnem in zaupnem postopku.

6. Podobdelovalci

6.1 Upravljavec obdelovalcu daje splošno pisno dovoljenje za uporabo podobdelovalcev, potrebnih za izvajanje GLOGLO. Obdelovalec podobdelovalcu naloži najmanj enake obveznosti varstva podatkov, kot jih določa ta pogodba, in za njegovo ravnanje ostane odgovoren.

6.2 Trenutne kategorije oziroma ponudniki, odvisno od vključenih funkcij, so:

• SiteGround – gostovanje aplikacije, podatkovne zbirke in varnostne kopije;
• Cloudflare – DNS, CDN, zaščita spletnega prometa ter povezovanje domen;
• ponudnik e-poštne dostave, ki ga ponudnik GLOGLO uporablja v produkciji – pošiljanje potrditvenih in drugih transakcijskih sporočil;
• Stripe Payments Europe – plačila naročnine GLOGLO; podatkov o plačilni kartici GLOGLO ne hrani.
• OpenAI – samo pri neobvezni funkciji »AI osnutek« v nadzorni plošči: priprava predlogov besedil za spletno stran (naslov, uvod, opis storitve, vprašanja in odgovori). Posredujejo se le ime podjetja, kratek opis dejavnosti, imena storitev in besedilo polja, za katero uporabnik s klikom zahteva osnutek. Obdelava lahko vključuje prenos podatkov v ZDA, ki se izvede skladno s točko 3.5.

6.3 O nameravani dodaji ali zamenjavi podobdelovalca obdelovalec uporabnika obvesti najmanj 30 dni prej. Upravljavec lahko iz utemeljenih razlogov varstva podatkov ugovarja; če primerne rešitve ni mogoče najti, lahko preneha uporabljati zadevno funkcijo ali odpove naročnino pred začetkom spremembe.

7. Pomoč upravljavcu

7.1 Obdelovalec ob upoštevanju narave obdelave z ustreznimi tehničnimi in organizacijskimi ukrepi pomaga upravljavcu pri odgovorih na zahteve posameznikov za dostop, popravek, izbris, omejitev, prenosljivost ali ugovor. Zahtevo, ki jo prejme neposredno, posreduje upravljavcu in nanjo ne odgovarja brez navodila, razen če to zahteva zakon.

7.2 Obdelovalec pomaga pri izpolnjevanju obveznosti glede varnosti, obvestil o kršitvah, ocen učinka in predhodnega posvetovanja z nadzornim organom, kolikor je to mogoče glede na naravo obdelave in informacije, ki so mu na voljo.

8. Kršitev varstva osebnih podatkov

8.1 Obdelovalec upravljavca o kršitvi varstva osebnih podatkov, ki zadeva podatke v njegovem imenu, obvesti brez nepotrebnega odlašanja po tem, ko zanjo izve.

8.2 Obvestilo vsebuje, kolikor so podatki na voljo, opis narave kršitve, kategorije in približno število posameznikov ter zapisov, verjetne posledice, izvedene ali predlagane ukrepe in kontakt za nadaljnja pojasnila. Informacije se lahko posredujejo postopoma.

8.3 Upravljavec je odgovoren za presojo in morebitno prijavo nadzornemu organu oziroma obvestilo posameznikom; obdelovalec mu pri tem razumno pomaga.

9. Vrnitev in izbris podatkov

Po koncu storitev obdelave obdelovalec po izbiri upravljavca osebne podatke izbriše ali vrne ter izbriše obstoječe kopije, razen če pravo EU ali države članice zahteva hrambo. Izbira se uresniči z izvozom v roku iz Pogojev uporabe ali z zahtevo na [email protected]. Varnostne kopije se izbrišejo v rednem ciklu najkasneje v 90 dneh.

10. Dokazovanje skladnosti in revizije

10.1 Obdelovalec upravljavcu da na voljo informacije, potrebne za dokazovanje izpolnjevanja 28. člena GDPR, vključno z ustreznimi poročili, potrdili in opisi ukrepov, če so na voljo.

10.2 Omogoči in prispeva k revizijam, ki jih izvede upravljavec ali neodvisen revizor, praviloma največ enkrat letno in z razumnim predhodnim obvestilom. Revizija mora varovati zaupnost, ne sme nerazumno motiti poslovanja in ne sme ogroziti podatkov drugih uporabnikov. Dodatne revizije so mogoče po pomembni kršitvi ali zahtevi nadzornega organa.

10.3 Razumne stroške revizije krije upravljavec, razen če revizija pokaže pomembno neskladnost obdelovalca.

11. Končne določbe

Za spremembe, odgovornost, pravo in reševanje sporov se uporabljajo Pogoji uporabe, kolikor niso v nasprotju z obveznimi pravili GDPR. Vprašanja in zahteve glede te pogodbe se pošljejo na [email protected].